בעידן הדיגיטלי, ניתוח נתונים הפך לחיוני יותר מתמיד לקידום הפרודוקטיביות בארגונים. מערכות Business Intelligence (BI) מאפשרות לחברות לקבל החלטות מושכלות על סמך נתונים מדויקים ומסודרים. הנה חמש דרכים שבהן BI יכול לשפר את הפרודוקטיביות של צוותים בארגונים.
שיפור קבלת החלטות
מערכת BI מאפשרת לצוותים לגשת לנתונים עדכניים ומפורטים בזמן אמת, מה שמאפשר להם לקבל החלטות מהירות ומדויקות יותר. במקום לבזבז זמן על ניסיונות לאסוף ולנתח נתונים באופן ידני, הצוותים יכולים להסתמך על דוחות ופלטים אוטומטיים שמציגים תמונת מצב ברורה.
דוגמה מהשטח: לקוח שלנו מתחום השיווק, מנהל קמפיינים במגוון פלטפורמות הפרסום, היה מבלה את הבקרים שלו באיסוף נתונים מהפלטפורמות, מאגד אותם בקובץ אקסל ומנתח את המידע, שכמובן שייך ליום האתמול. הקמת מערכת BI על נתוני הקמפיינים איפשרה לו לקבל מידע עדכני בזמן אמת על יעילות הקמפיינים בכל הפלטפורמות ובכל רגע, מה ששיפר משמעותית את קבלת ההחלטות ואת הביצועים של הקמפיינים.
זיהוי בעיות והזדמנויות
באמצעות מערכת BI ניתן לזהות דפוסים ובעיות חוזרות שמשפיעות על הפרודוקטיביות. כך, אם למשל מערכת ה BI מראה שיש תקלות קבועות בשעות מסוימות או במחלקות מסוימות, בעלי ההחלטות יכולים לטפל בבעיות אלו ישירות ולשפר את הביצועים. כמו כן, ניתן לגלות הזדמנויות לשיפור ולחדשנות.
דוגמה מהשטח: לקוח מעולם המסחר האלקטרוני נתקל בירידה פתאומית במכירות. פיתוח דוח BI שניטר את פעילות האתר לפי שעה חשף כי תקלה טכנית מנעה את סיום הרכישות באתר בשעות ערב שעון ישראל, זמן פיק במכירות בארה"ב. תיקון הבאג והמשך ניטור עזרו לשחזר את רמת המכירות ולשלוח התראות במקרים חשודים נוספים.
מעקב וניתוח ביצועים
מערכת BI מספקת כלים למעקב אחרי ביצועים של עובדים וצוותים. זה כולל מדדים כמו תפוקה, איכות, ועמידה בלוחות זמנים. עם נתונים מפורטים וגרפים ברורים, מנהלים יכולים לזהות את הצוותים והעובדים המבצעים הטובים ביותר ולהבין מה עובד ומה דורש שיפור.
דוגמה מהשטח: חברה גדולה אשר נותן שירות טכני טלפוני ללקוחותיה, פנתה אלינו במטרה להקים מערכת BI אשר תרכז ותציג את ביצועי נציגי השירות. פיתחנו להם מערכת BI אשר ריכזה את כל הפעילות של הנציג מכלל המערכות בחברה והציגה תמונה רחבה של כל נציג. זה הביא לשיפור ניכר באיכות השירות, עם ירידה של כ-20% בתקלות שירות.
תיאום ושיתוף פעולה
מערכות BI מאפשרות שיתוף נתונים בקלות ובמהירות בין צוותים ומחלקות שונות. כאשר כל הצוותים רואים את אותה תמונת מצב ומבינים את המטרות המשותפות, נוצר שיתוף פעולה יעיל יותר ומזעור של כפילויות וחפיפות בעבודה.
דוגמה מהשטח: במחלקת כוח אדם של חברה גדולה, נבנתה מערכת BI שמאפשרת מעקב אחר התקשרות עם מועמדים למשרות. זה אפשר לכל רכז גיוס לעדכן ולהתעדכן בזמן אמת לגבי סטטוס כל מועמד. המערכת שיפרה את תהליכי הגיוס והפחיתה את מספר ההתקשרויות למועמדים שאינם רלוונטיים.
תכנון ותחזיות
אחת היכולות החשובות ביותר של BI היא יכולת התחזית. על סמך נתונים היסטוריים ומגמות נוכחיות, ניתן לבצע תחזיות עתידיות ולתכנן אסטרטגיות עסקיות טובות יותר. למשל, אם מערכת BI מזהה עלייה בביקוש למוצר מסוים, העסק יכול להכין מראש את המלאי והמשאבים הדרושים כדי לעמוד בביקוש הצפוי. כמו כן, ניתוח טרנדים יכול לעזור לזהות מגמות שוק ולהתאים את השירותים והמוצרים בהתאם.
דוגמה מהשטח: בחברת מכירות, פיתחנו מערכת BI שזיהתה עלייה בביקושים למוצרים מסוימים. המערכת שילבה את המידע עם המערכת האופרטיבית שדאגה להעלות את דירוג המוצרים ולחשוף אותם ליותר מבקרים. התוצאה הייתה עלייה של כ-15% במכירות לעומת התקופה המקבילה בשנה הקודמת.
לסיכום, BI הוא כלי חזק וחיוני לשיפור הפרודוקטיביות בעסקים. על ידי שימוש בנתונים בצורה נכונה וממוקדת, ניתן לשפר את קבלת ההחלטות, לזהות בעיות והזדמנויות, למדוד ביצועים, לעודד שיתוף פעולה ולבצע תכנון מדויק ויעיל.
