בתחילת שנות ה-2000, ה-FBI יצא לפרויקט שאפתני לשדרוג מערכות המחשוב שלו, שנקרא Virtual Case File (VCF) ונכשל כשלון חרוץ.

מה באמת קרה שם ואיך שינוי בתפיסה הוביל להצלחה הגדולה?

הקדמה

אתם בהתחלה של פרויקט גדול, מורכב וחשוב, ובאופן אינטואיטיבי מתכננים כל פרט ופיצ'ר בקפידה.  בתחילת התהליך, משקיעים זמן רב באיסוף הדרישות מהלקוחות והמשתמשים פוטנציאליים. לאחר מכן, ניגשים לאיפיון מפורט של רכיבי המערכת. עם סיום האיפיון עוברים לפיתוח, שבו המפתחים והמהנדסים עובדים לפי האיפיון המפורטשהוגדר מראש. הפיתוח נמשך עד לסיום כל הפונקציות והרכיבים, ולאחר מכן מתחילים שלב הבדיקות שבו מוודאים שכל הרכיבים עובדים יחד באופן חלק.

אך אז, בעיצומו של הפיתוח משהו משתבש. לפתע מתגלה שהדרישות השתנו או שהצרכים של הלקוחות אינם בדיוק כפי שתוארו בתחילת הפרויקט. השינויים האלו דורשים חזרה לשלבים מוקדמים יותר, תיקון האיפיון, והתאמות בפיתוח – דבר המוביל לעיכובים משמעותיים ולעלויות נוספות. במודל זה, כל שינוי או טעות מתגלים רק בשלב מאוחר של התהליך, כאשר כבר קשה ויקר מאוד לתקן אותם.

השפעת גישת הפיתוח על הצלחת הפרוייקט היא קריטית. במאמר זה נבצע סקירה של שתי השיטות המקובלות ובסופו נציג מקרה מהמציאות.

Waterfall

היא שיטה ליניארית שבה כל שלב בתהליך חייב להסתיים לפני שהשלב הבא מתחיל. בדומה לזרימת מים במורד בריכות, שבהם המים עוברים מבריכה אחת לשנייה ללא אפשרות לחזור לאחור, כל שלב בתהליך מתבצע ברצף קפדני. בשיטה זו, נהוג גם להשתמש בגישת "phase-gate," שבה ועדת ההיגוי מחליטה בסיום כל שלב האם להתקדם לשלב הבא. אם ההחלטה היא להתקדם, לא ניתן לחזור לשלבים הקודמים, מה שהופך את השיטה לסדרתית וליניארית לחלוטין.

Agile

הגישה האג'ילית היא שיטה איטרטיבית לניהול פרויקטים. במקום לבנות תוכנית מלאה ומפורטת מראש, היא מתמקדת במשימות קטנות ומוגדרות שבוצעות באופן מידי. בכל מחזור עבודה קצר, המכונה ספרינט, צוות הפיתוח משלים משימה אחת ומציג את התוצאה ללקוח לקבלת משוב.

תהליך זה חוזר על עצמו עד לסיום הפרויקט, כאשר כל לקח שנלמד מיושם במשימות הבאות ומשפיע על האיפיון באופן ממשי. הגישה האג'ילית דורשת מעורבות מתמשכת של הלקוח לאורך הפרויקט, מה שמאפשר לבצע התאמות ושינויים בזמן אמת ומבטיח שהמוצר הסופי יענה בצורה הטובה ביותר על הצרכים והדרישות של הלקוח.

יישום גישת אג'ייל בניהול פרויקט BI

מטרת העל של יישום גישת אג'ייל בניהול פרויקט BI היא לאפשר למשתמשים לעבוד עם דוח בנוי, המספק ערך ממשי כמה שיותר מוקדם.

במקום לאסוף דרישות מכל המחלקות בארגון ולתכנן באופן מפורט את כל המערכת, הדוחות והדשבורדים כמו בגישת  Waterfall, הגישה האג'ילית מציעה להתחיל עם מוצר ראשוני אחד, כמו דוח, דשבורד או מסך שנותן ערך מיידי וניתן למסירה תוך זמן קצר יחסית.

הבנה זו נובעת מהעובדה שכאשר המשתמשים מתחילים לעבוד במערכת ולמדוד את הנתונים, הם לומדים את היכולות והשימושים של המערכת ואת הדרכים המיטביות לנצל אותה, והדרישות משתנות ומתהוות בהתאם.

תהליך המדידה והאנליזה מעמיק את הבנת המשתמשים לגבי הפוטנציאל הגלום במערכת החדשה. כתוצאה מכך, הדרישות הראשוניות עשויות להשתנות ולהתעדכן בהתאם לצרכים החדשים וההתובנות שמתקבלות לאורך הדרך.

גישת אג'ייל מאפשרת להגיב במהירות לשינויים אלו, להוסיף תכונות חדשות ולהתאים את הפתרונות לצרכים המתפתחים של הארגון, ובכך להבטיח שהמערכת מספקת ערך רב עבור המשתמשים, מתאימה למטרות העסקיות ומבטיחה איפיון מדויק יותר להמשך הפרויקט.

יתרון נוסף של הגישה האג'ילית היא עצם זה שהמשתמשים מעורבים בפרויקט הפיתוח ובעלי השפעה על תהליך קבלת ההחלטות, זה מסייע להם להרגיש מחוברים יותר למערכת, מה שמקל על האימוץ שלה – אתגר ידוע בפני עצמו. מעורבות פעילה זו מגבירה את התחושה של הבעלות על המערכת ומעודדת שימוש והטמעה מהירים יותר.

בתחילת שנות ה-2000, ה – FBI יצא לפרויקט שאפתני לשדרוג מערכות המחשוב שלו, שנקרא Virtual Case File (VCF). הפרויקט נועד להחליף את המערכת הישנה והמסורבלת של הבולשת במערכת ממוחשבת מודרנית לניהול תיקים וחקירות. המטרה הייתה לשפר את היעילות והדיוק של עבודת ה-FBI, במיוחד לאחר פיגועי ה-11 בספטמבר 2001, כאשר הובהרה הדחיפות בשדרוג מערכות המידע של הסוכנות.

עם זאת, לאחר שנים של עבודה והשקעה של מאות מיליוני דולרים, הפרויקט לא עמד בציפיות ולא הצליח לספק את התוצאה המיוחלת. העלויות של הפרויקט גדלו הרבה מעבר לתקציב המקורי, וזמן הפיתוח התארך בהרבה מהמתוכנן. הפרויקט, שהוערך במאות מיליוני דולרים, הסתיים ללא תוצאה מוצלחת. ה-FBI נאלץ לבטל את פרויקט VCF ולעבור לפרויקט חדש בשם Sentinel, שנוהל בגישה אג'ילית והשיג תוצאות מרשימות.

אחד הגורמים המרכזיים לכשלון היה תכנון ודרישות לא ברורות. הפרויקט התחיל עם דרישות לא ברורות ושינויים רבים בתהליך התכנון, מה שהוביל לחוסר התאמה לצרכים המשתנים של הארגון. במהלך הפיתוח, הטכנולוגיה שנבחרה החלה להתיישן, וה-FBI לא הצליחו לעמוד בקצב השינויים הטכנולוגיים המהירים. בנוסף, מערכת VCF הייתה מלאה בבעיות טכניות, שגיאות ותקלות, שהפכו אותה לבלתי שמישה ברוב המקרים.

הכשלון של פרויקט VCF מדגיש את החשיבות של גמישות ויכולת התאמה מהירה – עקרונות מרכזיים בגישת אג'ייל. בעוד ש-VCF נוהל בגישה מסורתית יותר, גישת אג'ייל מאפשרת להתמודד עם שינויים בדרישות ובתנאים בצורה טובה יותר, מה שיכול היה למנוע את הכשלונות שנראו בפרויקט זה.